Se olisi sitten tämä kurssi pikkuhiljaa taputeltu. Erittäin mukava kurssi ja täytyy sanoa, että olen kyllä todella tyytyväinen alustavalintaani kurssin alussa :-) Nopeasti se aika vaan menee eteen päin, ei sitä edes huomaa, kun alkaa kesä koputtelemaan jo ovella. Tällä hetkellä tämä jää nyt viimeiseksi postauksekseni, mutta tykkäsin tästä kirjoittelusta kyllä niin paljon, että tiedä vaikka tulevaisuudessa alkaisin kirjoittamaan tänne jo omaksi ilokseni! Kaikki uuden oppiminen sekä pohtiminen on ollut oma juttuni jo pienestä pitäen, joten luultavasti tänne tulee eksyttyä, ainakin lukemaan näitä vanhoja tuotoksia! Ei välttämättä samojen aiheiden piirissä, mutta ken tietää. Vaikka viimeinen tehtävä ei ollut tarkoitus palauttaa tänne blogialustalle, ajattelin sen pistää myös tänne, jotta blogini ei lopu kuin seinään. Ties vaikka joku kurssin ulkopuolinenkin eksyisi tänne lukemaan. Tehtävänä oli siis kirjoittaa reflektiivinen essee kurssimme sisällöstä, olkaat hyvät:

---

Avoimen yritystoiminnan avulla menestykseen

Kaiken yritystoiminnan perustana on avoimuus sekä luottamus, jotta saataisiin aikaiseksi toimiva organisaatio. Toiminnan tulee olla läpinäkyvää, kommunikoinnin avointa sekä yhteistyön toimivaa, jotta nämä yrityksen perusedellytykset voitaisiin täyttää. Jos yrityksen perustukset eivät ole kunnossa, on sen päälle vaikea lähteä rakentamaan hyvää ja toimivaa liiketoimintaa. Esimies on näitä tekijöitä tarkasteltaessa avain asemassa, jonka varaan yritystoiminta yrityksen sisällä tukeutuu. Jos esimies ei osaa hoitaa tehtäväänsä ammattitaidolla, lähtee yrityksen toiminta nopeasti kulkemaan takapakkia.

Luottamus koostuu eri osa-alueista. Arvot ja tavoitteet tulisi olla henkilöstöllä sekä organisaatiolla samansuuntaisia, toimintaperiaatteiden tulisi olla johdonmukaisia. Henkilöstön tulisi tuntea itsensä turvalliseksi työskennellessä sekä sen tulisi olla ammattitaitoista ja osaavaa. Kommunikoinnin tulisi olla avointa ja esimiehen tehtävänä luodessa näitä luottamuksen eri osa-alueita on viestinnän avulla saada kaikki nämä osa-alueet henkilöstön tietoisuuteen. Kun organisaatio on saavuttanut luottamuksellisen ilmapiirin, on työskentely tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Sanojen tulee vastata tekoja, henkilöstön tulee kohdella tasa-arvoisesti ja heitä tulisi kohdella oikeudenukaisesti. Kun luottamus on saavutettu, tulisi sitä myös vaalia, jotta se pystyttäisiin pitämään osana yrityksen toimintaa.

Esimiestyön raamit määrittelevät siis yrityksen strategia sekä tavoitteet, minkä jälkeinen työ on erityisesti viestintää sekä yhteistyötä. Myös yrityksen visio tulee ottaa huomioon sekä pyrkimys kehittämään toimintaa ja keksimään uusia innovaatioita, jotta yritystoiminta olisi myös tulevaisuudessa kannattavaa. Tämän vuoksi työntekijöiden motivaatio on tärkeää ja esimiehen tulisi kannustaa myös heitä innovatiiviseen ilmapiiriin, jossa ideoita voidaan avoimesti jakaa työkavereiden kesken. Palautetta tulee esimiehen osata niin ottaa kuin antaa ja ongelmatilanteissa tulee osata toimia, vaikka se joskus vaatisikin sitkeyttä.

 Perinteisen johtamisen lisäksi esimiestyöskentely on uusien tuulien alla. Nykypäivänä yleistyvänä ilmiönä ovat virtuaalitiimit, jotka kommunikoivat pääosin sähköisesti ja tapaavat fyysisesti vain satunnaisesti. Esimiestyö virtuaalitiimissä edellyttää esimieheltä uudenlaisia johtamistapoja, esimerkiksi tiimin jäsenten motivointiin, joka virtuaalitiimeissä on usein haastavampaa kuin normaalissa tiimityöskentelyssä. Virtuaalitiimit luovat kuitenkin uusia, mielenkiintoisia mahdollisuuksia tiimityöskentelyyn, koska se ei ole sidoksissa aikaan eikä paikkaan. Vaikka esimiestyö virtuaalitiimissä on hiukan haastavaa, virtuaalitiimin toiminta on tehokasta sekä toimivaa, kunhan esimies saa kaikki tarvittavat osa-alueet pysymään kasassa.

Yritysten esimiehien olisi tärkeää muistaa, että ilman uusia innovaatioita ja toimintatapoja yritystoiminta ei kehity. Yrityksen kannattavuuden edellytys on muuntautumiskykyisyys, jossa esimieheltä vaaditaan tietoja ja taitoja muutosjohtamisen osalta. Esimiehen rooli yrityksessä on tärkeä, eikä esimiehen pidä pelätä haasteita, koska jokaisessa haasteessa on omat riskinsä. Niiden avulla yritys pysyy ajanhermoilla sekä takaa kannattavuutensa tulevaisuudessa, joka on yrityksen toiminnan edellytys. Digiajassa johtaminen tuo esimiehille omat haasteensa, mutta niitä tulisi tarkastella mahdollisuuksina. Oikeiden välineiden ja toimintatapojen avulla on digijohtaminen mahdollista, jolloin yritys on matkalla toimivampaan ja tehokkaampaan yritystoimintaan. 

---

Ihanaa kevään jatkoa kaikille, nautitaan valosta kun sitä viimenään on :-)

Tällä kertaa aiheena on tutkia virtuaalitiimejä, jonka lähteenä käytin Harri Virolaisen väitöskirjaa "Kai sitä vaan ihminen on semmoinen laumaeläin", jonka halukkaat lukijat löytävät kokonaisuudessaan tämän linkin takaa. Virtuaalitiimillä tarkoitetaan tiimiä, jonka jäsenet kommunikoivat pääosin sähköisesti ja tapaavat fyysisesti vain satunnaisesti. Virtuaalitiimit eivät ole sidoksissa aikaan tai paikkaan, mutta eroja perinteisiin tiimeihin ei kuitenkaan ole paljoa. Eroavaisuuksina on esimerkiksi tiimin hajauttaminen sekä informaatioteknologian hyödyntäminen viestinnän välineenä. 

Virtuaalitiimien hyötyjä on ehdottomasti mielestäni hajauttamisen mahdollisuus, koska silloin ei tiimin jäsenet ole sidoksissa aikaan eivätkä paikkaan, vaan pystyvät tekemään töitä silloin kun parhaiten itselle sopii. Koulun kautta tulee mieleen esimerkki viime kesän verkkokurssilta, jossa kaikki ryhmämme jäsenet olivat eri paikkakunnilta ja työskentelimme näin virtuaalitiiminä. Päätimme ryhmästämme projektipäällikön, joka piti kasassa ryhmäämme ja huolehti siitä, että kaikki tekivät sovittuna aikana jaetut tehtävät, jotta projektimme oli aikatauluun mennessä valmiina. Viestintä tapahtui Facebookin sekä sähköpostin välityksellä, ja projektimme pohja oli OneDriven kautta jaettu kaikille ryhmän jäsenille, jotta kaikki näkivät reaaliajassa koko ajan, mitä muut ryhmän jäsenet olivat tehneet ja mitä oli tekemättä. Mielestäni tämä oli erittäin toimiva tapa meidän ryhmällemme tehdä kyseinen tehtävä, koska mahdollisuuksia tapaamisiin ei ollut. 

Virtuaalitiimien mahdollistama fyysinen etäisyys voi kuitenkin vaikuttaa myös negatiivisesti työntekijöiden työmotivaatioon. Yhteisten tavoitteiden luominen sekä niihin sitoutuminen voi olla vaikeampaa ja vähäinen sosiaalinen kanssakäyminen voi tuntua virtuaalitiimin jäsenestä eristyneisyydeltä. Samoin esimieheltä ei välttämättä saa niin paljoa palautetta, kuin olisi toivottavaa. Samaisen kouluesimerkin pohjalta huomasimme tiimissä, että joitakin ryhmän jäseniä sai motivoida jatkuvasti tekemään oma osuutensa työstä sekä vahtaamaan siitä, missä tehtävät luuraa. Koulutus, jäsenten halukkuus jakaa tietoa keskenään sekä toiveiden kommunikointi ja visualisointi ovat myös haasteita, joskus jopa esteitä virtuaalitiimien menestykseen. Tämän vuoksi luottamus, sitoutuneisuus sekä yhteinen perusta tulisi olla kunnossa, jotta virtuaalitiimi toimisi tehokkaasti sekä menestyksekkäästi. 

Esimiestyö virtuaalitiimissä edellyttää uudenlaisia johtamistapoja, esimerkiksi tiimin jäsenten motivointiin. Esimiehen tulisi varmistaa, että tiimillä on käytössä kaikille sopivat kommunikaatio- sekä yhteistyövälineet, sekä ATK-välineiden tuli sekä ylläpito. Myös edellytys on, että kaikki tiimin jäsenet osaavat käyttää tarvittavia työkaluja. Tiiminjäseniltä edellytetään työhön tarvittavia teoreettisia- sekä ammatillisia taitoja, joten esimiehen on kiinnitettävä erityisen hyvin huomiota rekrytointiin. Tiimin jäseneltä edellytetään myös hyviä sosiaalisiataotja, yhteistyökykyä sekä -halukkuutta. Esimiehen tulisi viestiä mahdollisimman selvästi visio sekä tavoitteet tiimin jäsenille, perehdyttää heidät prosessiin, jakaa roolit ja  vastuualeet sekä sopia pelisäännöistä. Esimiehen tehtävänä projektin kulkiessa on esimerkiksi tiedonkulun varmistaminen, verkostoitumiseen kannustaminen, kokonaisuuden hallinta, aktiivinen koordiointi, palautteen antaminen, motivointi, arvointi, kehittäminen... Kun esimies pitää kaikki nämä osa-alueet kasassa, on virtuaalitiimin toiminta tehokasta ja toimivaa.

Virtuaalitiimien välineinä jo mainitsemieni Facebookin ja Microsoft OneDriven lisäksi on esimerkiksi Skype, FaceTime sekä perinteinen sähköposti. Näistä itselleni kaikki muut olivat jo tuttuja, paitsi Skypeä olen kokeillut vain kerran joskus aikojen alussa, joten päätin ottaa sen nyt kokeiluun. Samalla sain käytettyä oivan tilaisuuden ottaa yhteyttä hyvään ystävääni, joka on vaihdossa ulkomailla :-) Ohjelman lataaminen oli helppoa ja se toimi erittäin hyvin ainakin näin ensimmäisellä kerralla. Videon kautta käytävän keskustelun kautta mahdollisuus lähettää viestejä keskustelun kautta. Jos jotenkin ohjelmaa lähtisin kehittämään, olisi mielestäni hienoa, että Skypen kautta pystyisi lähettämään videopuhelupyynnön esimerkiksi tablettiin tai puhelimeen, vaikka toinen osapuoli ei olisi paikalla. Tällä hetkellä videopuhelu pystytään käymään vain silloin, kun molemmat osapuolet ovat online-tilassa. Periaatteessa siis hakisin enemmän FaceTime -tyyppistä ratkaisua. Plussaa myös siitä että on ilmainen! 

Edellisen oman postaukseni lisäksi tutkailin myös kanssaoppijoiden blogeja ja heidän mietteitään avoimuudesta. Oikealta löytyy Hyviä linkkejä -palkki, josta löytyy heidän blogiensa osoitteet nimineen, kannattaa käydä kurkkaamassa :-) Jos joskus, toivottavasti, päädyn esimies tehtäviin, niin tulen ehdottomasti varmistamaan, että kyseisessä organisaatiossa avoimuus ja luovuus ovat perusteita, jotka ovat ehdottomasti kunnossa. Lukemieni blogien sekä mielipiteiden pohjalta voisin sanoa, että jos perustukset ovat pielessä, niin on luultavasti organisaatiossa kaikki muukin siinä vaiheessa hiukan levällään (ks. edellisen postaukseni esimerkki tapaus). Vaikka avoimuus ja luottamus ovatkin yritystoiminnan perustuksen osia, ei se tarkoita sitä, että ne olisi helppoja osa-alueita kenenkään osalta. Erityisesti siinä vaiheessa, kun kaikki on lähtenyt jo leviämään, olisi erityisen tärkeää lähteä esimerkillisen esimiestyön kautta rakentamaan uutta pohjaa ja alkaa tutkimaan ja pohtimaan kaikkia eri tekijöitä aivan perustuksista asti. 

Tutkiskelin Pauli Juutin sekä Antti Vuorelan Johtaminen ja työyhteisön hyvinvointi -kirjasta (Julkaistu 2015) kappaletta kaksi, jossa pohdittin työyhteisön ihmissuhteita sekä ilmapiiriä, sisältäen luottamuksen ja avoimuuden. Kirjassa kerrotaan luottamuksen ja avoimuuden olevan keskeisessä asemassa osana työyhgteisön ihmissuhteita ja ilmapiiriä, eikä läheskään kaikissa organisaatioissa pystytä luomaan ihmisten työskentelyä tukevaa kulttuuria. Ristiriitojen syntymisen todennäköisyys kasvaa, kun yksilöiden omista näkökulmista ei ole keskusteltu ja niiden taustalla olevista kokemuksista avauduttu, koska näkemyserot yksilöiden välillä kasvavat.             

Luottamuksen sekä avoimuuden puutteet voidaan havaita ihmisten kyräilyn ja tietojen salailun kautta. Työntekijät saattavat myös syyttää toisiaan tekemättömistä töistä sekä epäonnistumisista. Myös esimerkiksi niin sanottu suosikkijärjestelmä, pilkan teko, selän takana puhuminen, piiloviestintä, omien reviirien korostus ja puolustus ovat asioita, jotka kertovat luottamuksen sekä avoimuuden puutteista työpaikoilla. Tässä tilanteessa oikeanlainen esimiestyö on avain asemassa, jotta tälläinen toimintatapa saataisiin kitkettyä mahdollisimman hyvin pois edistäen luottamusta sekä avoimuutta.

Yhteishengen ylläpitämiseksi esimiehen tulisi tehdä jatkuvasti töitä ja hänen tulisi korostaa kokonaisuutta. Esimiehen tehtävänä on luoda yhteisöllisyyttä ja luoda ”me” ajattelua, jotta avoimuutta ja luottamusta voitaisiin ylläpitää. Rehelliset sekä aidot tiedot työpaikan asioista tulisi olla kaikkien työntekijöiden saatavilla tasapuolisesti ja avoimuuden, luottamuksen sekä esimiestyön perustana on yhteisen edun etsiminen sekä sen ylläpitäminen.

Luottamusta ja avoimuutta voidaan siis rakentaa, kun sanat ja teot vastaavat toisiaan, ihmiset ovat tasa-arvoisia ja heitä kohdellaan oikeudenmukaisesti. Vasta sitten, kun yrityksen kulttuuri on saavuttanut riittävän luottamuksellisen sekä avoimen ilmapiirin, voivat työyhteisön eri jäsenet jakaa taitoja sekä tietoja vapautuneesti keskenään. Kun tähän pisteeseen päästää, alkaa henkilöstö tuntemaan työnsä arvostetuksi. Avoimuus ja luottamus ovat esimerkiksi oppivassa organisaatiossa perustana, joka täytyy ehdottomasti olla kunnossa, jotta oppivaa organisaatiota ja innovatiivista yrityskulttuuria voidaan lähteä rakentamaan. 

 

                               

Tällä kertaa aiheena on avoimuus sekä luottamus osana organisaation arvoja, jotka molemmat ovat keskeisessä asemassa organisaation toimivuuden kannalta. Avoimuus kattaa esimerkiksi kaiken toiminnan läpinäkyvyyden, avoimen kommunikoinnin sekä yhteistyön ja on yksi organisaatioiden yleisimmistä arvoista. Esimiehen rooli on avoimuutta tarkasteltaessa keskeisessä asemassa, sillä esimiehen tehtävistä suurin osa liittyy tiedon hallintaan. Tieto on työn tekemisen kannalta elintärkeää ja esimiehen tulee erottaa tärkeä tieto turhasta tai vähemmän akuutista tiedosta.

Kaikista työhön ja tunteisiin liittyvistä asioista pitäisi pystyä puhumaan avoimesti kattaen niin positiiviset kuin negatiiviset asiat. Yksilötasolla avoimuudella tarkoitetaan muuntelematonta ja avointa tiedonkulkua sekä lupaa ottaa puheeksi myös vaikeat asiat. Organisaation toiminta ei voi kehittyä mihinkään suuntaan, jos palautetta ei voida antaa eikä vastaanottaa avoimesti, työstä sekä työyhteisön ongelmista ei saa keskustella tai ihmissuhteisiin liittyviä tilanteita ei voida ratkaista. Avoimen työyhteisön ehdoton etu on se, että yhteisö kykenee kuulemaan sekä näkemään niin yhteisön kuin yksilöiden tarpeet, mitkä ovat keskeisessä asemassa esimerkiksi työntekijöiden motivaatioiden ja asenteiden kannalta. 

Luottamus on menestyvän työyhteisön edellytys ja se syntyy ainoastaan ihmisten välisen kanssakäymisen, työyhteisön sekä vuorovaikutuksen kerrannaisvaikutuksena. Luottamuksen puutteellisuus ilmenee siinä, että vanhoista kaavoista sekä toimintamalleista ei pystytä irrottautumaan ja uusia ajatuksia ei uskalleta tuoda esille. Luottamusta ei pystytä lainaamaan eikä ostamaan, vaan se tulee rakentaa organisaatiossa ajan sekä vaivan avulla. Avoimuus on luottamuksen osatekijä neljän muun osatekijän ohella, joita ovat

• Työyhteisön arvojen yhteneväisyys - henkilöstön sekä organisaation arvot ja tavoitteet ovat samansuuntaisia sekä tasapainoisia
• Johdonmukaiset toimintaperiaatteet -  kaikkia työntekijöitä kohdellaan tasa-arvoisesti
• Henkilöstön turvallisuuden tunne 
• Henkilöstön osaaminen ja ammattitaito

Luottamuksen syntyminen ei riitä organisaation kannalta, vaan sitä tulee työstää ja vaalia jatkuvasti. Luottamuksen huonona puolena on, että kun se kerran on menetetty, sitä ei niin helposti saa takaisin. Luottamus voi joskus olla pienistä asioista kiinni, mutta pienemmät virheet on helpompi antaa anteeksi kuin suuremmat. Avoimuutta ja luottamusta ei pystytä mekaanisesti tekemään, vaan se vaatii kokonaisvaltaista toiminnan kehitystä. Tehokkaimmin sen luominen onnistuu esimiestyön kautta esimerkin avulla, jotta se onnistuttaisiin levittämään koko organisaatioon. 

Arkisista kokemuksista parhaiten mieleeni on jäänyt se, kun kerran vaihdoin hetkeksi työpaikkaa organisaatiosta toiseen, ja lähtiessäni edellisestä paikasta pois oli paljon muutoksia käynnissä ja huonon esimiestyön seurauksena oli koko yksikkö aivan sekaisin. Tullessani takaisin kyseiseen organisaatioon työskentelemään, oli ilo ja helpotus huomata tapahtuneet muutokset, mitä poissaollessani oli tapahtunut! Henkilöstön välisessä palaverissä oli viimenään nostettu kissa pöydälle ja otettu kaikki epäkohdat esiin ja annettu henkilökunnan ilmaista vapaasti omat mielipiteensä ilman esimiehen taustamutinoita. Parannus avoimuudessa henkilöstön ja esimiehen välillä oli huomattava ja koko tämä uskomaton muutos oli vain kiinni siitä, miten esimies otti huomioon henkilöstönsä. 

Tästä lähtee oma blogini ensimmäinen postaus, jonka perustaminen ja ylläpitäminen on aiheena kurssillamme Johtamisen ajankohtaisteema. Olen siis 22-vuotias opiskelija Kymenlaakson ammattikorkeakoulusta ja opiskelen liiketaloutta, suuntautuminen taloushallintoon. Olen kiinnostunut valmistuttuani esimiestehtävistä sekä yrittäjyydestä, minkä vuoksi yritän valita sopivia kursseja tulevaisuuden suunnitelmiani ajatellen. Tämä blogin perustaminen sekä ylläpitäminen on mielestäni mielenkiintoinen tapa opiskella ajankohtaisista aiheista, tänä vuonna kurssimme teemana on näkökulmat johtamiseen digiajassa, joka tylsästi päätyi myös blogini nimeksi. Olen pienestä asti tykännyt kirjoittaa, joten uskon tämän kurssin olevan melkein kuin tehty minua varten!

Alustan valinta 

Olen aikaisemmin pitänyt muutamaa eri blogia Bloggerin kautta, minkä vuoksi halusin tällä kertaa kokeilla jotakin toista blogialustaa. Hetken pähkäiltyäni päädyin tähän vaihtoehtoon ja jo heti näppituntuma on se, että on paljon simppelimpi ja helpompi käyttää kuin Blogger. Tämä siis oma ensivaikutelmani tästä alustasta, toivotaan että myös kurssin päätyttyä olen samaa mieltä sekä tyytyväinen valintaani! 

Blogien ja muiden some-kanavien erot

Blogeissa on mahdollista tehdä pidempiä tekstejä sekä pohdintaa, kuin muissa some-kanavissa. Youtuben kautta sen voi toki tehdä videon muodossa samalla idealla, mutta kaikki eivät välttämättä tunne itsensä kuvaamista niin luontevana kuin kirjoittamista. Blogin kautta voit esiintyä nimimerkillä anonyymisti, kun taas Twitterissä ja Facebookissa liikutaan pääosin oman nimen avulla. Kaikki eivät myöskään halua nähdä sosiaalisessa mediassa itsestään minkäänlaisia kuvia ja videoita ja blogit ovat tälläisille ihmisille myös vaihtoehto, koska blogeissa ei ole pakko julkaista kuvia jos ei halua. Blogeilla voi olla erilasia tarkoitusperiä, voi olla esimerkiksi muoti-, ruoka-, fitness- tai matkustusblogeja, samalla idealla Youtubessa voi tehdä erilaisia videoita samankaltaisista aiheista. 

Blogin käyttö johtamisviestinnässä

Blogin avulla yrityksen esimiehet voivat tehdä esimerkiksi ajankohtaisia postauksia, joita työntekijät voivat hyödyntää. Sähköpostiviestit voivat olla joillekin työntekijöille täysin turhia edes lähettää, koska varsinkaan kaikki vanhemman ikäpolven ihmiset eivät katso sähköpostiaan välttämättä kuin puolen vuoden välein, kaikilla ei sähköpostia ole laisinkaan. Kehityskeskustelut sekä kasvokkainkeskustelut ovat tärkeitä, eikä niitä tulisi missään nimessä unohtaa digitalisoitumisen myötä. Henkilöstölehden juttuja voidaan hyödyntää blogiteksteissä, pohtia esimerkiksi niiden sisältöjä tai nostaa niistä hyviä pointteja esiin. Blogia voidaan hyödyntä tehokkaasti osana johtamisviestintää eri osa-alueiden osalta, kunhan blogi on kaikkia työntekijöitä ajatellen helppokäyttöinen sekä teksti helppolukuista. 

Blogin hyödyntäminen omassa esimiestyössä

Jos itse lähtisin hyödyntämään blogin ylläpitämistä esimiestyön ohella sen suhteen, että kirjoittaisin alalla tapahtumivasta ajankohtaisista aiheista postauksia, jotta tieto olisi helposti käsillä tasapuolisesti kaikille työntekijöille. Mahdollisesti sen kautta voisi ottaa esiin myös erilaisia aiheita, kuten työpaikkakiusaamisen tai ilmoittaa tulevista koulutuksista tms. Olisin valmis pitämään myös videoblogia, mutta sitä tarvitsisi harjoitella kyllä jonkun verran, kun en ole aikaisemmin sellaista pitänyt.

Siinä olisi nyt sitten ensimmäinen postaus, toivottavasti jaksoitte lukea :-) Lämpimämpiä talvipäiviä kaikille lukijoille, eiköhän se kevät sieltä joskus tule!