Tällä kertaa aiheena on tutkia virtuaalitiimejä, jonka lähteenä käytin Harri Virolaisen väitöskirjaa "Kai sitä vaan ihminen on semmoinen laumaeläin", jonka halukkaat lukijat löytävät kokonaisuudessaan tämän linkin takaa. Virtuaalitiimillä tarkoitetaan tiimiä, jonka jäsenet kommunikoivat pääosin sähköisesti ja tapaavat fyysisesti vain satunnaisesti. Virtuaalitiimit eivät ole sidoksissa aikaan tai paikkaan, mutta eroja perinteisiin tiimeihin ei kuitenkaan ole paljoa. Eroavaisuuksina on esimerkiksi tiimin hajauttaminen sekä informaatioteknologian hyödyntäminen viestinnän välineenä. 

Virtuaalitiimien hyötyjä on ehdottomasti mielestäni hajauttamisen mahdollisuus, koska silloin ei tiimin jäsenet ole sidoksissa aikaan eivätkä paikkaan, vaan pystyvät tekemään töitä silloin kun parhaiten itselle sopii. Koulun kautta tulee mieleen esimerkki viime kesän verkkokurssilta, jossa kaikki ryhmämme jäsenet olivat eri paikkakunnilta ja työskentelimme näin virtuaalitiiminä. Päätimme ryhmästämme projektipäällikön, joka piti kasassa ryhmäämme ja huolehti siitä, että kaikki tekivät sovittuna aikana jaetut tehtävät, jotta projektimme oli aikatauluun mennessä valmiina. Viestintä tapahtui Facebookin sekä sähköpostin välityksellä, ja projektimme pohja oli OneDriven kautta jaettu kaikille ryhmän jäsenille, jotta kaikki näkivät reaaliajassa koko ajan, mitä muut ryhmän jäsenet olivat tehneet ja mitä oli tekemättä. Mielestäni tämä oli erittäin toimiva tapa meidän ryhmällemme tehdä kyseinen tehtävä, koska mahdollisuuksia tapaamisiin ei ollut. 

Virtuaalitiimien mahdollistama fyysinen etäisyys voi kuitenkin vaikuttaa myös negatiivisesti työntekijöiden työmotivaatioon. Yhteisten tavoitteiden luominen sekä niihin sitoutuminen voi olla vaikeampaa ja vähäinen sosiaalinen kanssakäyminen voi tuntua virtuaalitiimin jäsenestä eristyneisyydeltä. Samoin esimieheltä ei välttämättä saa niin paljoa palautetta, kuin olisi toivottavaa. Samaisen kouluesimerkin pohjalta huomasimme tiimissä, että joitakin ryhmän jäseniä sai motivoida jatkuvasti tekemään oma osuutensa työstä sekä vahtaamaan siitä, missä tehtävät luuraa. Koulutus, jäsenten halukkuus jakaa tietoa keskenään sekä toiveiden kommunikointi ja visualisointi ovat myös haasteita, joskus jopa esteitä virtuaalitiimien menestykseen. Tämän vuoksi luottamus, sitoutuneisuus sekä yhteinen perusta tulisi olla kunnossa, jotta virtuaalitiimi toimisi tehokkaasti sekä menestyksekkäästi. 

Esimiestyö virtuaalitiimissä edellyttää uudenlaisia johtamistapoja, esimerkiksi tiimin jäsenten motivointiin. Esimiehen tulisi varmistaa, että tiimillä on käytössä kaikille sopivat kommunikaatio- sekä yhteistyövälineet, sekä ATK-välineiden tuli sekä ylläpito. Myös edellytys on, että kaikki tiimin jäsenet osaavat käyttää tarvittavia työkaluja. Tiiminjäseniltä edellytetään työhön tarvittavia teoreettisia- sekä ammatillisia taitoja, joten esimiehen on kiinnitettävä erityisen hyvin huomiota rekrytointiin. Tiimin jäseneltä edellytetään myös hyviä sosiaalisiataotja, yhteistyökykyä sekä -halukkuutta. Esimiehen tulisi viestiä mahdollisimman selvästi visio sekä tavoitteet tiimin jäsenille, perehdyttää heidät prosessiin, jakaa roolit ja  vastuualeet sekä sopia pelisäännöistä. Esimiehen tehtävänä projektin kulkiessa on esimerkiksi tiedonkulun varmistaminen, verkostoitumiseen kannustaminen, kokonaisuuden hallinta, aktiivinen koordiointi, palautteen antaminen, motivointi, arvointi, kehittäminen... Kun esimies pitää kaikki nämä osa-alueet kasassa, on virtuaalitiimin toiminta tehokasta ja toimivaa.

Virtuaalitiimien välineinä jo mainitsemieni Facebookin ja Microsoft OneDriven lisäksi on esimerkiksi Skype, FaceTime sekä perinteinen sähköposti. Näistä itselleni kaikki muut olivat jo tuttuja, paitsi Skypeä olen kokeillut vain kerran joskus aikojen alussa, joten päätin ottaa sen nyt kokeiluun. Samalla sain käytettyä oivan tilaisuuden ottaa yhteyttä hyvään ystävääni, joka on vaihdossa ulkomailla :-) Ohjelman lataaminen oli helppoa ja se toimi erittäin hyvin ainakin näin ensimmäisellä kerralla. Videon kautta käytävän keskustelun kautta mahdollisuus lähettää viestejä keskustelun kautta. Jos jotenkin ohjelmaa lähtisin kehittämään, olisi mielestäni hienoa, että Skypen kautta pystyisi lähettämään videopuhelupyynnön esimerkiksi tablettiin tai puhelimeen, vaikka toinen osapuoli ei olisi paikalla. Tällä hetkellä videopuhelu pystytään käymään vain silloin, kun molemmat osapuolet ovat online-tilassa. Periaatteessa siis hakisin enemmän FaceTime -tyyppistä ratkaisua. Plussaa myös siitä että on ilmainen!